Создание контента и маркетинг намного ускорились в команде McLaren Racing благодаря использованию ПО Smartsheet и Brandfolder

В мире Формулы-1 скорость — это всё. Каждая миллисекунда на счету. На 2022 год у McLaren Racing большие планы. Это и участие в 22 гонках, и 8 главных событий сезона. Команда постоянно ищет способы увеличить свою продуктивность как на трассе, так и вне её.

Быстрее с автоматизацией

Одним из шагов в этом направлении стало сотрудничество McLaren с компанией Smartsheet. На первом этапе сотрудничество будет развиваться преимущественно в области маркетинга. Основная потребность команды McLaren с миллионами фанатов по всему миру заключалась в разработке эффективных способов координации деятельности и коммуникации.

Стюарт Робинсон (Stuart Robinson), старший специалист по бренду в McLaren Racing, пояснил: "Нельзя достичь успеха, не вкладываясь в процесс. Он определяет принципы работы, на которых основывается деятельность всех наших команд. Поскольку мы тесно сотрудничаем с компанией-организатором гонок, особенно в области услуг и брендинга, для нас крайне важно иметь отлаженные процессы, чтобы не упускать детали". Осуществлять это помогают такие инструменты, как Smartsheet.

Рассмотрим пример с координацией бронирования выставочных автомобилей. "Эти автомобили позволяют демонстрировать наш бренд по всему миру, например на партнёрских мероприятиях или на мероприятиях в Технологическом центре McLaren (McLaren Technology Centre). На них всегда есть спрос," — объясняет Джессика Томкинс (Jessica Tomkins), технический аналитик в McLaren Racing, и добавляет: "Поэтому нам так важно оптимизировать работу".

До перехода на Smartsheet весь процесс бронирования осуществлялся в основном вручную. При организации подготовки и перевозки выставочных автомобилей нужно учитывать множество факторов, таких как брендинг, доставка, меры безопасности, подбор персонала и не только. Для команды McLaren было важно систематизировать этот процесс так, чтобы вся необходимая информация предоставлялась заранее, а её сотрудники могли сосредоточиться на подтверждённых заказах. Теперь этот процесс налажен при помощи функции создания форм в Smartsheet. В них партнёры McLaren отправляют запрос на бронь с нужными данными, и отдел маркетинга компании сразу же получает соответствующее уведомление. По мере приближения мероприятия все занятые в проекте специалисты также получают автоматические оповещения. Таким образом как сотрудники компании, так и сторонние участники всегда знают, где находится та или иная машина.

"Перенос процесса бронирования автомобилей в Smartsheet сильно упростил нашу работу. Ранее он был очень трудоёмким. С помощью Smartsheet мы модернизировали нашу деятельность, так что теперь все участники могут отслеживать каждый её этап. Это особенно полезно, потому что у нас небольшая команда и важно делать всё быстро", — говорит Томкинс.

Фотографии со дня гонок

В команде McLaren есть специалисты по цифровому контенту, в чьи задачи входит создание и распространение снимков происходящего на трассе, гонщиков, персонала и обустройства гаража с минимальной задержкой от реального времени. В течение всего гоночного уикенда команда без остановки загружает, систематизирует и пересылает фотографии. Хотя речь идёт о цифровых данных, управлять ими раньше приходилось вручную. В частности, приходилось вручную проверять и загружать снимки в папки с активами, при этом сортируя их для отправки заинтересованным лицам, например СМИ или партнёрам. Иногда это занимало несколько дней, и получателям приходили фото решающих моментов гонок, когда само соревнование было уже давно позади.

McLaren удалось модернизировать этот комплексный процесс с помощью платформы Brandfolder компании Smartsheet. Благодаря технологиям искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения загруженные снимки автоматически маркируются за счёт распознавания логотипов. В хранилище активы сразу же сортируются и систематизируются, так что фотографии становятся доступными всего через несколько минут. Теперь отдел маркетинга, партнёры и СМИ могут легко и быстро находить и публиковать высококачественные фото с гонок на своих цифровых площадках. Это также упрощает взаимодействие с 9 миллионами подписчиков McLaren в Instagram. 

"Интеграция Brandfolder значительно упростила управление контентом. Благодаря этому наша команда может сосредоточиться на качестве, а не на количестве, что как раз и ценят наши фанаты," — рассказывает Джессика Томкинс, технический аналитик в McLaren Racing.

ПО для управления цифровыми активами позволяет удовлетворять индивидуальные запросы партнёров по контенту. Каждому из них предоставляется коллекция, в которую входит библиотека с автоматически отобранными фотографиями для маркетинговых кампаний. Сотрудникам McLaren больше не приходится создавать множество папок и использовать разные платформы для передачи материалов. Кроме того, группа по контенту видит, какие фото в библиотеке пользуются наибольшей популярностью, и может учитывать эту информацию во время следующих съёмок или соревнований. Это позволяет компании экономить время и уменьшает маркетинговые расходы. Томкинс добавляет: "Благодаря Smartsheet мы можем лучше организовать процесс создания и распространения контента, делая его доступнее для партнёров. В результате мы экономим время".

Brandfolder также упрощает хранение архивных материалов команды. На платформу переместили более 90 ТБ данных с физических носителей, что значительно упростило их поиск. Среди них снимки Айртона Сенны (Ayrton Senna), Мики Хаккинена (Mika Hakkinen) и старой фабрики, на смену которой пришёл Технологический центр McLaren. Можно сказать, что эти активы получили вторую жизнь.
 

Вперёд в будущее

В McLaren используются agile-методики, которые позволяют команде извлекать максимальную пользу из возможностей Smartsheet, оптимизируя функции инструментов для большей продуктивности.

"Когда мы перешли на Smartsheet, мы сразу заметили разницу. Все сотрудники, начиная с отдела коммуникаций и заканчивая группой по организации мероприятий, используют один главный документ. Благодаря этому мы всё делаем слаженно, общая продуктивность увеличивается", — отмечает Томкинс.

Переход на единый инструмент также положительно сказался на маркетинговых кампаниях. Хороший тому пример — запуск новых болидов. В сезоне 2022 года компания впервые выпустила 4 новых автомобиля на каждую серию гонок для команд McLaren’s Formula 1, IndyCar, Extreme E и McLaren Shadow eSports. "Выпуск машин затрагивает всю команду. Требуется работать сообща и выполнять несколько задач одновременно. В Smartsheet мы можем отслеживать прогресс в реальном времени в таблице, что также позволяет централизованно управлять 800 запросами на контент. Это существенно упростило нашу работу", — поясняет Томкинс.

Компания планирует продолжать оптимизировать работу в области маркетинга с помощью Smartsheet. "В 2023 году мы намерены переместить в рабочее пространство Smartsheet всё управление кампаниями по крупным маркетинговым инициативам", — говорит Мэтт Теннер (Matt Tanner), руководитель маркетинговых кампаний в McLaren Racing.

Робинсон подтверждает: "Когда мы достигаем успеха, это всегда благодаря совместной деятельности. Все в McLaren ответственны за высокий результат на гонках, будь то работники мастерской, создающие притягивающую взгляды ливрею, или наши партнёры, которые организуют интересные мероприятия".

McLaren планирует расширять области деятельности, в которых будет использоваться Smartsheet. В частности, планируется перенести в программу разнообразные процессы и чаще задействовать формы для оптимизации. Преимущественно это затронет такие сферы, как организация мероприятий и гостеприимство, а также управление активами и логистика. Подводя итоги, адекватные задачам инструменты позволяют не только оптимизировать внутренние процессы, но и своевременно и качественно отвечать на потребности партнёров.