Оптимизация управления проектов в компании Ogilvy с помощью Smartsheet

Ogilvy, одно из старейших и крупнейших маркетинговых агентств, разрабатывает инновационные медиакампании для крупнейших мировых брендов. С момента основания компании в 1948 г. характер рекламной и медийной деятельности изменился коренным образом, и темп этих изменений продолжает ускоряться. Признанному лидеру нелегко сменить тактику и быстро приспособиться к новым условиям, однако специалисты Smartsheet помогают Ogilvy на этом пути.

"В отрасли происходит множество потрясений: изменилась сама модель рекламной деятельности, и нам как крупной организации нелегко поспевать за последними тенденциями, — говорит Мэйм Мак-Катчин, руководитель программ в компании Ogilvy. — Бренды-гиганты также неповоротливы, и поэтому рассчитывают на то, что мы сможем стать их проводником к новым технологиям и методам работы. В этом плане решения Smartsheet неизменно нас выручают".

"Всё — под рукой"

Команда Мак-Катчин переходит от традиционных моделей печатной и эфирной рекламы к новым цифровым средствам коммуникации, предполагающим согласованность образа бренда и послания, распространяемого по разным каналам. Команда Мак-Катчин переходит от традиционных моделей печатной и эфирной рекламы к новым цифровым средствам коммуникации, предполагающим согласованность образа бренда и послания, распространяемого по разным каналам. С помощью Smartsheet Мак-Катчин и её сотрудники отслеживают мультимедийные материалы в проектах клиентов. Они могут мгновенно оценивать состояние дел со всеми подробностями, что помогает справляться с задачами в срок.

"Вы получаете доступ ко всем данным, — объясняет Мак-Катчин. — Но это ещё не всё. Вы также получаете в своё распоряжение средства навигации и поиска, без которых данные были бы гораздо менее полезными. Это существенно повышает эффективность".

С помощью Smartsheet, по словам Мак-Катчин, удобно проверять, готовы ли соответствующие версии файлов изображений к передаче клиентам, и отслеживать сроки выполнения для каждого элемента. Прямо в приложении можно прикреплять формы разрешения на публикацию, подтверждающие, что модели и актёры дали согласие на использование своих изображений и голосов в материалах кампании. По словам Мак-Катчин, панель мониторинга — основной элемент в этой системе. Она даёт полный обзор состояния дел и позволяет оперативно реагировать на потребности сотрудников: будь то замена лампочек на рабочем месте или устранение лишних этапов и задержек производственного процесса. Что ещё важнее, её коллеги могут отслеживать свою работу, вносить изменения и принимать меры при возникновении любых вопросов или проблем. Это особенно полезно, когда проекты выполняются в нескольких подразделениях, разнесённых географически.

"Одним из первых наших дел стало составление графика с перечнем работ, для каждой из которых было установлено время начала и завершения. Smartsheet отлично справляется с этим, — отмечает Мак-Катчин. — Каждый сотрудник может отфильтровывать свои бренды, а мне видна картина целиком. Мы можем быстро подвести итог. Завершена ли задача? Был ли результат? Да, вот он. Мы пользуемся всеми возможностями, включая комментарии и вложения. Впервые мы получили полную видимость всех этапов проекта".

Преимущества Smartsheet

Помимо отслеживания материалов кампании, Мак-Катчин использует Smartsheet для управления финансовыми вопросами, например затратами в рамках бюджета клиента и запросами на неоплачиваемые расходы. Она также создала центр адаптации, собрав в нём документы и контакты, которые помогут освоиться новым сотрудникам. Общий доступ к подробной информации в Smartsheet повышает автономность команды, так как каждый сотрудник знает, где найти ответы на свои насущные вопросы.

"Раньше, до того как начать вести этот график, мы никогда не работали так спокойно. Это очень важно для сотрудников, — рассказывает Мак-Катчин. — Теперь у всех нас одинаковое представление о том, что мы должны делать. Наши усилия согласованны. Раньше мы никогда не знали, что нас ждёт в ближайшем будущем. Теперь благодаря Smartsheet мы можем сообща строить планы и одинаково смотрим на вещи. Кто откажется от этих преимуществ, которые даёт Smartsheet?"

Спокойствие повышает производительность и мотивацию внутри коллектива. Как убедилась Мак-Катчин, эффект Smartsheet проявляется в том, что командам теперь проще производить высококачественные брендированные материалы для клиентов Ogilvy точно в срок. Также были налажены линии коммуникации внутри рабочих групп и между ними, что повысило прозрачность совместной работы творческих специалистов и стратегов, находящихся в разных часовых поясах. Когда у всех членов рабочей группы есть нужные им данные, недопонимания становится меньше и растёт чувство сопричастности проекту.

Мак-Катчин разрабатывает таблицу, которая обеспечит такую же прозрачность для клиентов. В этом представлении панели мониторинга будет отображаться степень выполнения задач проекта подобно тому, как в приложениях для оплаты коммунальных услуг можно видеть, сколько электроэнергии вы потребили по сравнению с предыдущими месяцами или средними показателями по району. Мак-Катчин отмечает, что в отрасли наблюдается тенденция к повышению прозрачности. Внедрив Smartsheet, компания Ogilvy имеет все шансы стать лидером и установить стандарт чёткого взаимодействия и доверия. Это положительно сказывается не только на удовлетворённости клиентов, но и на отношении коллектива к своей работе.

"Если вы всё время не укладываетесь в сроки и пытаетесь доделать всё в последний момент, то вряд ли сможете проявить себя наилучшим образом, — считает Мак-Катчин. — Постоянные переработки никому не идут на пользу. Иногда можно увлечься работой и задержаться допоздна, но если это происходит регулярно, то начинает угнетать. А когда работа налажена и идёт по плану, вы чувствуете, что у вас всё получается, и это существенно повышает мотивацию".

Дополнительные сведения об этой истории см. в нашем анализе примера из практики.