В медицинском центре Overlake Medical Center & Clinics используют Smartsheet для внедрения изменений на цифровом, физическом и бизнес-уровнях путём повышения прозрачности проектов и стратегических задач.

Как и многим другим медицинским организациям, после пандемии COVID-19 центру Overlake Medical Center & Clinics нужно было найти новые решения для успешного продолжения работы, поддержания прибыльности и эффективного обслуживания пациентов. Для этого была проведена серия совещаний по стратегическому планированию в области устойчивого развития. По итогам этих встреч был разработан пятилетний стратегический план физической и цифровой трансформации, направленный на повышение качества обслуживания пациентов и предоставление современных медицинских услуг большему числу жителей городской агломерации Сиэтла, штат Вашингтон. 

В рамках одного из первых этапов трансформации системы некоммерческого здравоохранения, обслуживающей город Белвью, штат Вашингтон, уже более шести десятилетий, недавно был завершён Project FutureCare — крупный проект по обновлению больничного комплекса. В частности, в новом высотном здании площадью 22 000 кв. метров был открыт ультрасовременный перинатальный центр.

Smartsheet занимает ключевое место в реализации различных инициатив по преобразованию медицинского центра. "Smartsheet играет важнейшую роль в нашей работе, будь то повышение экологической устойчивости, улучшение обслуживания пациентов или расширение нашего комплекса", — говорит Джени Коннелли, старший менеджер отдела по управлению корпоративными проектами в центре Overlake.

"Использование Smartsheet можно сравнить с работой сотен людей, хотя в нашей команде всего несколько человек. Это одно из наших основных приложений".

В центре Overlake пришли к выводу, что для достижения поставленных целей необходимо также изменить методы выполнения работы. "У нас не было подходящего способа централизованного управления проектами", — говорит Коннелли, чей отдел по управлению проектами получил от руководства Overlake задание помочь реализовать стратегию трансформации. — "Мы использовали таблицы, электронную почту и малоэффективный веб-инструмент, а управление проектами осуществлялось каждой командой по отдельности". Поскольку единая система управления проектами отсутствовала, коммуникация между командами была затруднена. Отсутствовала чёткая картина того, как проекты влияют на выполнение стратегических задач. "Для управления портфелями проектов использовалось несколько инструментов", — говорит Коннелли. — "Мы поняли, что не сможем решить наши стратегические задачи и достичь целей в области устойчивого развития с помощью существующих приложений и электронных таблиц".

Управление проектами в Smartsheet: от замысла до реализации

В процессе поиска нового мощного инструмента для проведения долгосрочной трансформации Коннелли обнаружила, что группа по разработке стратегии использует Smartsheet. "Я быстро оценила преимущества этой платформы, и она стала нашей основной системой управления проектами и портфелями. Так мы смогли избавиться от электронных таблиц и ручного ведения записей", — говорит она. — "Освоить Smartsheet было очень легко. Для этого не нужно быть программистом — любой может начать работу и начать процесс внедрения преобразований".

Чтобы обеспечить долгосрочное устойчивое развитие, сотрудники Overlake собрали в Smartsheet всю информацию о проектах медицинского центра. Благодаря этому стали видны общие цели и появилась возможность упорядочивать эти проекты, создавая конкретные стратегические программы. В итоге были выделены шесть долгосрочных стратегических задач со множеством проектов, направленных на достижение каждой из этих целей. "Это помогло нам заложить основу стратегического планирования на ближайшие 3–5 лет", — говорит Коннелли. 

Центр Overlake использует Smartsheet для сквозного управления такими стратегическими программами от первого до последнего этапа. Теперь Коннелли и корпоративный отдел управления проектами, а также руководство Overlake могут более эффективно планировать работу и устанавливать приоритеты на следующий финансовый год, оценивая, какие из 125 категорий проектов и направлений работы обеспечат наибольшую отдачу. "Это уже не стратегия, это её исполнение", — говорит Коннелли. — "Мы используем Smartsheet, чтобы управлять нашим портфелем, но у нас также есть план каждого проекта."

После запуска нового проекта он закрепляется за определённой группой или отделом, ответственным за его утверждение, отслеживание и завершение. Каждый проект в Smartsheet содержит подробные графики с отслеживанием бюджета и стоимости, а также другие показатели эффективности. Для управления организацией руководство больницы использует панели мониторинга Smartsheet, позволяющие получить общее представление обо всех проектах и программах.  

В Overlake работает небольшая команда, но ставятся масштабные задачи. А для обеспечения эффективности работы используется автоматизация рабочих процессов. Smartsheet автоматически рассылает по электронной почте напоминания, чтобы обеспечить соблюдение сроков. Дополнительные рабочие процессы позволили устранить задачи и процедуры, которые раньше выполнялись вручную и требовали переписки. "Это соответствует нашему стремлению к устойчивому развитию, поскольку устраняет необходимость в дополнительных приложениях", — говорит Коннелли.

Помимо повышения эффективности на уровне проектов, Smartsheet используется для управления программами более высокого уровня, например, процессом слияний и поглощений, который играет ключевую роль в планах экстенсивного роста организации. Эти проекты имеют более сжатые сроки и требуют тесного взаимодействия между различными подразделениями. "Для реализации этих проектов нам необходимо привлекать различные отделы, ответственные за маркетинг, кадры, программное обеспечение, информационные технологии и материально-техническую базу", — говорит Коннелли. — "Smartsheet помогает нам обмениваться сведениями и выполнять задачи вовремя". Коннелли также использует Smartsheet для управления строительством новой клиники, сотрудничая с внешними партнёрами, чтобы обеспечить соблюдение ключевых сроков.

Визуализация сотен проектов в одном месте 

С помощью Smartsheet в Overlake была создана единая платформа для управления проектами и портфелями. Кроме того, были оптимизированы методы коммуникации и методы выполнения работ в масштабах всей организации. "Теперь каждый сотрудник знает, что вся нужная информация хранится в одном месте", — говорит Коннелли. — "Это значительно сокращает время, необходимое для сохранения и поиска данных по проектам, что повышает эффективность нашей работы." Smartsheet также позволяет сотрудникам и партнёрам получать представление о бюджете и затратах в режиме реального времени. "Мы экономим значительные суммы благодаря тому, что все работают в одной системе", — говорит Коннелли. 

 Панели мониторинга дают возможность оперативно получать информацию о состоянии и ходе выполнения стратегических задач. Благодаря этому руководство больницы может принимать информированные решения о том, какие инициативы сделать приоритетными и где требуются дополнительные инвестиции или внимание. "Теперь у руководителей есть способ быстро представить нужные данные в визуальном формате, а не просматривать множество электронных таблиц или бумажных записей", — говорит Коннелли. Например, Скотт Уотерс (Scott Waters), директор по информационным технологиям, один из сотрудников, отвечающих за программу пятилетней цифровой трансформации центра Overlake, каждый день использует панели мониторинга Smartsheet. "Возможность быстро создавать и развивать существующую структуру управления проектами в Smartsheet стала важнейшим компонентом успеха в реализации наших планов устойчивого развития в 2023 финансовом году", — говорит он. — "Мы смогли составлять планы, выделять ресурсы, отслеживать прогресс и принимать решения на основе данных в реальном времени. Панель мониторинга устойчивого развития в Smartsheet стала центральным элементом еженедельных совещаний руководящего состава".

Наглядное представление данных также означает, что теперь сотрудники Overlake могут быстро находить ресурсы для срочных проектов, таких как приобретение активов. "В сфере здравоохранения приходится очень быстро перестраиваться, и Smartsheet помогает нам в этом", — говорит Коннелли. —

"В Smartsheet мы можем рассмотреть ближайшие планы с точки зрения имеющихся ресурсов, и понять, уложимся ли мы в сроки, отведённые на приобретение. Это очень важно, поскольку работа клиник не должна прекращаться, ведь они оказывают помощь пациентам".

Обеспечение результатов помимо трансформации

В процессе трансформации Overlake также использует Smartsheet для оптимизации работы медицинских сотрудников. Что касается клинической деятельности, Smartsheet применяется для организации сотрудничества с другой местной больницей, в рамках которого врачи работают в обеих организациях. "Мы взяли проекты врачей из обоих учреждений и поместили их все в Smartsheet", — говорит Коннелли. — "Теперь врачи могут воспользоваться панелью мониторинга Smartsheet, чтобы быстро найти проект и проверить его состояние". Таким образом повышается эффективность работы.

Благодаря Smartsheet у медицинских работников появилось больше времени, которое они могут посвятить пациентам. "За последние семь лет мы преобразили наш комплекс, а теперь приступаем к соответствующей цифровой и технологической трансформации", — говорит Коннелли. —

"Сюда входит усовершенствование программного обеспечения, которое принесёт пользу как пациентам, так и врачам. Если мы сможем ежедневно сэкономить сотрудникам 15–20 минут за счёт автоматизации процессов в Smartsheet, они смогут уделить это время пациентам, поскольку не будут сидеть за компьютерами".

"Smartsheet помогает нам оптимизировать работу с проектами, которые имеют решающее значение для нашей цифровой трансформации", — подытоживает Коннелли. — "Наш медицинский центр вступает в новую эру модернизации. В результате мы сможем уделять больше внимания пациентам и врачам".
 

Ознакомиться с более подробной информацией о том, как компания использует наши решения, можно в соответствующей истории внедрения.