Компания Populous со дня своего основания организует глобальные спортивные мероприятия с помощью Smartsheet

Самые главные спортивные события, такие как «Финал четырёх» или Олимпийские игры, притягивают зрителей со всего мира. Для компании Populous, которая лидирует в сфере разработки архитектурных решений для спортивных мероприятий, это означает, что каждая деталь — от конструкции самого места проведения до плотности дорожного трафика и качества освещения — будет видна тысячам посетителей стадиона и зрителям за экранами телевизоров. Чтобы спроектировать и реализовать такое крупное мероприятие, требуется скрупулёзное планирование и сотрудничество сотен партнёров и подрядчиков. Здесь нет права на ошибку. Smartsheet позволяет компании Populous легко и успешно управлять любыми задачами и сроками, чтобы достичь главной цели — собрать людей вместе и сделать их ближе.

«Мы используем в работе архитектурные подходы и реализуем решения максимально незаметно, — поясняет Марк Кляйн, глава компании Populous. — Вы непременно почувствуете разницу между мероприятиями, которые организовали мы и другие компании, из-за степени профессионализма в архитектуре: наши события всегда смотрятся идеально. Мы проводим самые сложные мероприятия, и они всегда проходят без сучка, без задоринки».

Когда более 10 лет назад Марк пришёл в компанию Populous на должность главного специалиста по проектному управлению, одной из его задач было стандартизировать процессы, чтобы позволить архитекторам сконцентрироваться на проектировании и проработке запоминающихся мест проведения. Ему нужен был инструмент, которым могли бы пользоваться его коллеги, привыкшие к бумаге и табличным редакторам, и который мог бы унифицировать организацию уникальных по своей природе мероприятий.

«Нам нужно было дотянуть уровень наших методов и инструментов до уровня мероприятий, которые мы проводили, — вспоминает Марк. — Вся наша инновационность была в дизайне, а не в методах и процессах, которыми мы пользовались».

Марк проанализировал множество инструментов для управления проектами, пытаясь найти требуемое сочетание возможностей и гибкости. Он не мог позволить себе идти на компромиссы. Управление бюджетом и сроками, обмен файлами и возможность быстро формировать протоколы и повестки мероприятий были лишь частью длинного списка его требований. Подход к работе тоже был крайне важен. «Архитекторы ненавидят диаграммы Ганта», — признаётся Марк. При этом нужное решение должно было быть доступным для любого сотрудника. В Smartsheet Марк увидел соответствие своим ключевым требованиям: гибкость, широкие возможности для формирования отчётов, простота использования.

Гибкое решение для серьёзных проектов

Начиная с матчей НХЛ и «Финала четырёх» и заканчивая Олимпийскими играми — каждое мероприятие, над которым работает команда Populous, является сложным и уникальным. Марк обнаружил, что во многих средствах управления проектами используются строгие шаблоны или процессы, которые не отвечают специфике их работы. Встроенные шаблоны Smartsheet и возможность создавать их на основе существующих таблиц помогли Марку унифицировать процессы и подходы. При этом под каждое мероприятие можно выделить отдельное рабочее пространство.

«При работе над каждым новым проектом я оказываюсь в новом городе, взаимодействую с новыми людьми, на новом стадионе, с новыми подрядчиками, — объясняет Марк. — Мне приходится налаживать процессы и методы, которые можно было бы очень быстро реализовать в команде, не являющейся частью нашей компании и не имеющей доступа к нашим серверам или внутренней сети. У меня есть процедура, которую я применяю во всех своих проектах и которая позволяет нам ездить по городам, работать с разными командами и максимально быстро вводить людей в курс дела по проекту».

Нужная информация для нужных партнёров и подрядчиков

Раньше Марк создавал главные таблицы с тысячами строк, которые очень быстро запутывали партнёров, отвечающих лишь за отдельные задачи. В Smartsheet Марк может создавать подчиненные листы для планирования безопасности, транспорта, ограждений, пропускного режима и всех остальных элементов большого мероприятия мирового уровня. Подрядчики и партнёры видят только свой кусочек мозаики. По мере внесения ими информации Марк автоматически получает оповещения, благодаря чему может тут же обнаружить и устранить любой конфликт.

Высокая окупаемость при бюджетных расходах

Клиентов компании Populous всегда заботит бюджет, хотя у них бывают разные приоритеты. Некоторые организаторы хотят получить за свои деньги величайшее шоу. В то время университетам при проведении баскетбольного матча приходится эффективно распоряжаться спортивным бюджетом, на который содержатся все их спортивные коллективы. Поскольку лицензии на Smartsheet может позволить себе организатор мероприятия любого размера, Марк легко строит план затрат, который позволяет клиенту получить нужные ему возможности с хорошим запасом по бюджету. Smartsheet помогает специалистам Populous следить за расходами в процессе мероприятия, в реальном времени отслеживая все затраты, а также с лёгкостью всё согласовывать при изменении ситуации.

«Внедрение этого инструмента сильно повлияло на управление бюджетом и изменениями в нашей компании, — поясняет Марк. — Когда все изменения, согласованные устно, фиксируются через две недели, клиент может сказать: "Тут изменений на 85 000 долларов! Кто всё это утвердил?" И мы бы неделями искали концы. Теперь у нас есть полная история. Мы уверены, что всё согласовано в полном объёме, потому что реализовали все процессы утверждения изменений в Smartsheet и отмечаем их вместе с клиентом. Поэтому у нас больше не бывает подобных сюрпризов после завершения мероприятия, и мы не тратим деньги и силы, чтобы понять, что же там произошло».

Несколько клиентов Populous так высоко оценили Smartsheet, что попросили Марка помочь им внедрить эту систему для себя.

«Сейчас мы даём возможность трём организациям пользоваться нашими лицензиями, и они работают со Smartsheet в рамках собственных процессов, не связанных с организацией мероприятий, — объясняет Марк. — Они заплатили нам за обучение, настройку и поддержку. За нами остаётся след из новых поклонников Smartsheet».

Простота освоения и эксплуатации

Компания Populous работает с подрядчиками, которые зарекомендовали себя как специалисты в своей области, которая обычно не связана с офисным ПО. Кто бы ни пришёл к Марку на тренинг: специалист по бюджетированию с многолетним стажем работы в табличных редакторах, конструктор ограждений или механик, который даже не всегда использует компьютер в работе, Марк познакомит этого человека со Smartsheet, и продуктивность его труда сразу же повысится. Благодаря простому в освоении мобильному приложению у подрядчика всегда под рукой актуальная информация: в этот момент он может быть в пути или проводить последнюю проверку всех систем перед открытием ворот стадиона и запуском зрителей.

«Если вы умеете работать с таблицами, то сможете работать и в Smartsheet, — уверен Марк. — Когда я каждый год прихожу к новым клиентам или приезжаю в новый город и говорю: "Так, ребята, мы будем пользоваться вот этим", все сразу закатывают глаза. Они думают, что я предлагаю какую-то адски сложную систему. А я им отвечаю: "Да нет же. Вот, смотрите. Вот таблицы. Вот так в них можно зайти. Вы просто заходите в профиль через браузер, никаких конфликтов с корпоративными сетями. Вся работа построена на том, что вам уже знакомо"».

Так как в систему Smartsheet можно зайти онлайн, она упрощает проведение международных мероприятий. Во время Олимпийских игр в Пхеньяне команда Марка, находясь в Денвере, могла с лёгкостью обмениваться ключевой информацией и актуализировать ее вместе с партнёрами и клиентами в Южной Корее несмотря на 15-часовую разницу во времени. Он совершенно не скучает по временам, когда приходилось распечатывать формы и согласовывать разные версии таблиц с параметрами мероприятий. Smartsheet позволяет руководить проектами максимально гладко и профессионально — это полностью отвечает инновационному характеру архитектурных форм, которые создают коллеги Марка для крупнейших мировых мероприятий.

«Наличие единого источника достоверной информации для планирования мероприятия, который доступен всей команде организаторов, — это, без сомнения, величайшее преимущество Smartsheet. Тут ничего не скажешь, — заключает Марк. — Когда мне нужно что-то сделать, теперь моя первая мысль "А как это реализовать в Smartsheet?". Именно так я подхожу к проектам, потому что осознаю ценность мгновенного обмена информацией. Мы с командой так много получили от возможности всегда иметь все данные под рукой, что уже не сможем отказаться от неё».

Дополнительная информация

Чтобы узнать больше о Smartsheet, загляните на сайт https://www.smartsheet.com/.

Чтобы узнать больше о Populous, зайдите на сайт https://populous.com/.