Платформа Smartsheet
Платформа Smartsheet для совместной работы
Ознакомьтесь с предлагаемыми возможностями
От базовых функций до готовых решений и надстроек премиум-класса — у Smartsheet есть всё необходимое для полной трансформации ваших рабочих процессов.
Журнал действий
Это сведения о том, кто просматривал ваши таблицы, отчёты и панели мониторинга, а также о внесённых изменениях и их времени.
- Просматривайте журнал событий, чтобы понимать, как и когда работают соавторы.
- Узнайте, у кого есть доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга.
- Используйте фильтрацию журнала действий по диапазону дат, типу действия или соавтору.
- Экспортируйте журнал действий для отправки по электронной почте.
Центр администрирования
С лёгкостью настраивайте свою учётную запись Smartsheet и управляйте ею централизованно.
- Быстрое переключение между режимами "Управление пользователями" и "Управление группами", отчётами об использовании и корпоративными параметрами конфигурации.
- Отслеживание выдачи лицензий, групп, к которым принадлежат лицензированные пользователи, и интеграций, к которым у них есть доступ.
- Функция "Следующий рекомендуемый шаг" поможет настроить учётную запись в соответствии с передовыми практиками Smartsheet.
Инструменты администрирования
Без труда назначайте и передавайте права доступа пользователям.
- В Smartsheet администраторы могут управлять доступом к данным, правом на владение ими и их использованием и вести журналы соответствующих действий с помощью самых разных инструментов.
- Настраивайте и контролируйте глобальные параметры и инструменты контроля безопасности, включая средства управления ресурсами, настраиваемые приветственные экраны и средства обнаружения учётных записей.
- Настраивайте доступ различных категорий сотрудников к функциям учётной записи Smartsheet и автоматическое добавление пользователей в учётную запись предприятия с помощью инструмента автоматической подготовки, задайте параметры рабочих дней и различных компонентов в учётной записи.
Вложение файлов
Пусть вся информация хранится в одном месте.
- Загрузка файлов практически любых типов, включая .jpg, .png, .gif, .pdf, .docx, .pptx, .xlsx и т. д.
- Добавление контента из Brandfolder, Google Drive, Dropbox, OneDrive и других источников.
- Можно добавить до 100 файлов одновременно.
- Прикрепляйте файлы к отдельным строкам, чтобы сохранить данные с учётом контекста, или ко всей таблице.
API
Интерфейс API Smartsheet позволяет вывести совместную работу на новый уровень.
- Используйте программные средства контроля доступа и управления данными Smartsheet своей организации и учётной записи.
- Организуйте безопасное управление данными и автоматизацию с помощью веб-перехватчиков и масштабируйте среду Smartsheet, чтобы охватить всю организацию.
- Просматривайте и обновляйте таблицы, управляйте папками и рабочими пространствами, администрируйте пользователей и учётные записи и пользуйтесь многими другими функциями.
- Реализована поддержка общепринятых стандартов и правил, включая REST, JSON, а также HTTP-коды ошибок и успешного выполнения.
Управление цифровыми активами в Brandfolder
Brandfolder помогает управлять активами, распределять их и отслеживать по ним прогресс.
- Сбор и хранение данных: загружайте неограниченное количество файлов в защищённое хранилище, сортируйте их и открывайте к ним доступ другим пользователям.
- Организация и отбор: интуитивно понятные инструменты помогают быстрее найти нужные объекты, рекомендовать их коллегам и привести рабочие процессы к единообразию.
- Умный поиск: быстрый поиск по метаданным и удобная систематизация объектов. Используйте умные поисковые инструменты, например фильтры, и выполняйте автоматизированный поиск по нескольким параметрам одновременно.
Bridge
Автоматизируйте функционирование предприятия благодаря эффективности и точности рабочих процессов, которые инициируют действия и обеспечивают совместное использование данных на различных платформах.
- Оптимизируйте повторяющиеся трудоёмкие бизнес-процессы, чтобы выполнять работу качественно и в срок.
- Обеспечивайте передачу ценной информации о работоспособности предприятия благодаря грамотному сопряжению систем учёта с рабочими процессами.
- Решайте сложные уникальные задачи с помощью расширенных рабочих процессов, созданных в удобном интерфейсе, без необходимости писать код.
Календарь
С помощью этой функции можно просмотреть распределение всех своих задач по времени.
- Настройте знакомый интерфейс календаря и накладывайте графики проектов на календарь iCal или Google для детального отображения всех задач.
- Безопасно публикуйте свои календари или встраивайте их в другой контент, чтобы разместить ключевые даты там, где их будут искать другие пользователи.
- Мгновенно просматривайте и редактируйте даты проектов и напоминания в календаре.
- Экспортируйте календари проектов и добавляйте их в виде вложений для быстрого и удобного распространения информации.
- Это идеальное решение для планирования мероприятий и графиков рабочих групп, отслеживания ключевых вех, создания планов взаимодействия и рекламных акций и многого другого.
Задачи в виде карточек
Перетаскиваемые карточки позволяют наглядно представить имеющиеся задачи и быстро менять их приоритет.
- Перемещайте карточки между полосами, чтобы мгновенно оповещать коллег об изменениях в статусе задач.
- Перемещайте карточки в пределах полосы, чтобы изменить их приоритет, — это не повлияет на исходные данные в представлении сетки.
- К карточкам можно добавить дополнительные поля, изображения и цветовую кодировку, чтобы привлечь внимание к самому важному.
- Фильтрация карточек и полос позволяет отслеживать ход работ по разным параметрам.
- Идеальное решение для гибкой разработки, работы с запросами и с творческими задачами.
Связывание ячеек
Объединяйте проекты и автоматически ссылайтесь на содержимое ячеек из разных таблиц.
- Организуйте обмен информацией между таблицами в режиме реального времени с контролем доступа к данным, на основе которых они созданы.
- Используйте отдельные значения из одной таблицы в другой в режиме только для чтения.
- Легко отслеживайте зависимости дат между проектами.
- Консолидируйте данные из нескольких таблиц в сводной таблице.
Собственные ключи шифрования
Вы получаете полный контроль над доступом к вашим данным.
- Управляйте ключом шифрования, который используется платформой Smartsheet для доступа к вашим данным.
- Ключи будут храниться в системе управления ключами Amazon Web Services (AWS KMS) под вашим полным контролем.
- Администраторы смогут настраивать, распределять и полностью запрещать доступ к шифрованию корпоративных данных.
Соединители
Получите доступ к важным данным, которые хранятся в других системах.
- Возможность контроля важных бизнес-систем в режиме реального времени повышает эффективность совместной работы и принятия решений.
- Соединители открывают широкие возможности для совместной работы, позволяя автоматически синхронизировать данные между критически важными бизнес-платформами, включая Salesforce, Jira, ServiceNow и Microsoft Dynamics 365.
- Объединяйте и заменяйте данные в любой системе, содержимое из которой можно загрузить в файл CSV, электронную таблицу Excel или таблицу Google, с помощью Smartsheet Data Shuttle.
Совместная работа над контентом
Работайте вместе с коллегами, обменивайтесь отзывами и отслеживайте выполнение задач в режиме реального времени.
- Следите за процессом согласования с помощью таблицы проекта.
- Настраивайте автоматизированные напоминания и уведомления, чтобы другие сотрудники не выбивались из графика.
- Коллеги, подрядчики и клиенты смогут просматривать контент без доступа к таблицам.
- Получайте и оставляйте подробные отзывы, которые можно прикреплять непосредственно к контенту и связывать с заметками, такие так эмодзи и фигуры.
- Удобный контроль версий: при загрузке нового контента предыдущие версии блокируются автоматически.
- Загрузка и проверка файлов в различных форматах.
Беседы
Организованный обмен комментариями, привязанный к контексту.
- Эта функция позволяет обсуждать задачи непосредственно в их контексте и удобным образом ссылаться на них, чтобы лучше контролировать работу и быстрее принимать решения.
- Вам больше не понадобится вести переписку в отдельных чатах или по электронной почте, а контекст принятия решений всегда будет очевиден.
- Отвечайте на комментарии, не выходя из приложения.
- Используйте столбец "Последний комментарий", чтобы следить за новыми комментариями в режиме реального времени.
Критический путь
Просматривайте все задачи, непосредственно влияющие на дату завершения проекта.
- Настройте диаграмму Ганта со столбцами зависимостей и предшественников, чтобы создать критический путь.
- Используйте фильтрацию в таблице, чтобы видеть только задачи, входящие в состав критического пути.
- Делитесь важными пунктами своего графика в формате PDF, чтобы заинтересованные лица и менеджеры были в курсе статуса проекта.
Фирменный стиль
Добавьте логотип и фирменные цвета, чтобы соблюдать корпоративный стиль.
- Поддерживайте бренд своей организации, персонализируя внешний вид таблиц, рабочих пространств, форм, панелей мониторинга и приложений WorkApps.
- Вы можете применить фирменный стиль ко всей учётной записи или настроить вид отдельных рабочих пространств и электронных сообщений, отправляемых с помощью Smartsheet.
- Выбирайте нужные цвета и добавляйте файлы в разных форматах, включая PNG, GIF и JPG.
Уникальные домены электронной почты
Электронные письма с уведомлениями от Smartsheet будут приходить с домена вашей организации.
- Настройте отправку электронных писем от Smartsheet так, чтобы они приходили с домена вашей организации. Таким образом важные уведомления не попадут в папку "Спам", и работа будет идти без задержек.
- Электронные письма, созданные в Smartsheet, не вызовут подозрений и не будут проигнорированы, что особенно важно, если вы высылаете их соавторам из сторонних компаний.
- Уникальные домены на уровне организации создаёт системный администратор, используя Центр администрирования.
Панели мониторинга
Все важные сведения будут доступны в упорядоченном виде в одном месте.
- Используйте мини-приложения, чтобы отображать таблицы, отчёты, диаграммы, формы и контент из других источников, таких как Google Docs, Tableau, Power BI, YouTube и т. д.
- Все заинтересованные стороны смогут получать полную информацию о статусе и ходе реализации проекта в режиме реального времени.
- Подбирайте и публикуйте важные ресурсы для внутренней и внешней аудитории.
- Делитесь информацией без необходимости предоставлять доступ к исходным таблицам и ресурсам.
- Настраивайте вид панели мониторинга в соответствии с корпоративным стилем или с собственными предпочтениями.
Контроль экспорта данных
Конфиденциальные данные не покинут вашу учётную запись.
- Системные администраторы могут настраивать политики экспорта данных для внешних соавторов и контролировать следующие функции:
- сохранить как новую;
- сохранить как шаблон;
- отправить как вложение;
- опубликовать;
- распечатать;
- экспортировать.
- При попытке выполнить запрещённое действие внешний соавтор получит уведомление о том, что это невозможно в связи с корпоративной политикой вывода данных.
Диспетчер хранения данных
Сделайте так, чтобы в вашей учётной записи хранились только актуальные данные.
- Настройте политики сохранения данных организации, чтобы неиспользуемые ресурсы удалялись автоматически.
- Процесс удаления данных будет запускаться по графику, установленному администратором, на основе выбранных вами критериев (дата создания или последнего изменения ресурсов).
- Отчёты о затронутых ресурсах создаются автоматически. Владельцы ресурсов получают уведомления по электронной почте.
- Устаревшие и ненужные данные удаляются, а доступ к конфиденциальным сведениям, хранящимся в Smartsheet, ограничивается.
Приложение для ПК
Сосредоточьтесь на работе — пусть вам ничто не мешает.
- Разгрузите браузер, запуская Smartsheet прямо с панели задач.
- Объединяйте, просматривайте и организуйте свои объекты Smartsheet с помощью вкладок.
- Получайте уведомления из Smartsheet, чтобы ничего не упустить из виду.
- ИТ-администраторы могут осуществлять автоматическую подготовку пользователей Smartsheet, оптимизируя процесс адаптации и работу с лицензиями.
Создание документов с электронной подписью
Создавайте документы в формате PDF и отправляйте их на подпись, не покидая Smartsheet.
- Автоматизируйте процесс сбора практически любых данных: создание, отправка, заполнение, подписание* и хранение документов могут выполняться без ручных операций.
- Создавайте договоры, заказы на поставку, соглашения на аренду и другие документы быстро и без ошибок.
- Создавайте PDF-файлы по мере необходимости или автоматически, используя сведения, которые хранятся в таблицах.
- Настройте прямую интеграцию с DocuSign, чтобы настраивать роли подписывающих лиц и добавлять к шаблону нужные поля прямо из таблицы.*
- Автоматически отслеживайте статус подписания в таблице.*
- Прикрепляйте заполненные PDF-файлы к соответствующим строкам, чтобы сохранить информацию или ускорить бизнес-процессы.
(* Необходима корпоративная лицензия Smartsheet и учётная запись DocuSign.)
Диспетчер плана "Корпоративный"
Локальная автономия и глобальный контроль над параметрами безопасности и управления.
- Настраивайте параметры учётной записи и выставления счетов, как вам удобно, и предоставляйте пользователям управляемых планов возможность приобретать необходимые им инструменты.
- Системные администраторы смогут подтверждать все домены, обнаруживать все планы, которыми владеет компания, и осуществлять управление ими.
- Настройте службу единого входа SAML для всех планов, что даст возможность глобального контроля доступа.
Экспорт, отправка по электронной почте и печать
Легко делитесь результатами работы в Smartsheet в различных бизнес-форматах.
- Экспортируйте любой отчёт или таблицу в Microsoft Excel, документ в формате PDF или Google Таблицы.
- Экспортируйте диаграммы Ганта в виде изображений в формате PNG или файлов Microsoft Project.
- Печатайте таблицы, отчёты, панели мониторинга и диаграммы Ганта, а также карточки из представления карточек.
- Отправляйте данные из таблиц и отчётов по электронной почте.
Формы
Используйте формы для сбора данных из первых рук как внутри компании, так и вне её.
- Быстро создавайте формы, которые автоматически сопоставляются со столбцами в ваших таблицах, и добавляйте к ним элементы фирменного стиля.
- Формы с условной логикой позволяют подбирать вопросы в зависимости от данных ранее ответов.
- Функция "проверка данных" позволит обеспечить корректность получаемых сведений.
- Размещайте формы на панелях мониторинга и веб-сайтах или делитесь ими с помощью уникальных ссылок.
- Отправляйте информацию, фотографии и файлы из любого места даже при отсутствии доступа к сети, используя формы в мобильном приложении Smartsheet.
- Идеальное решение для управления запросами, выполнения задач на местах, регистрации на мероприятия, сбора отзывов от клиентов и многого другого.
Формулы
Оптимизируйте рабочие процессы при помощи функций, автоматизирующих расчёты, а также сбор и обработку данных.
- Более 80 функций помогут получить ответы на следующие вопросы:
- Находится ли выполнение задачи в зоне риска?
- Каков бюджет для каждого этапа проекта?
- В каком отделе работает инициатор запроса?
- У скольких договоров истекает срок действия в этом году?
- Какова сумма прибыли за прошлый месяц?
- Легко и быстро вставляйте ссылки на другие таблицы с помощью межтабличных формул.
- Используйте формулы и условное форматирование, чтобы выявлять тенденции и проблемные задачи.
- Запускайте автоматизированные рабочие процессы при расчёте значений.
Диаграмма Ганта
Представляйте задачи в виде расписаний, чтобы отслеживать зависимости в рамках проекта.
- Настройте диаграмму Ганта с зависимостями и столбцом "Предшественник", чтобы создать критический путь.
- Изменять даты начала и окончания работ или создавать зависимости между задачами можно простым перетаскиванием.
- Устанавливайте базовые показатели, чтобы отслеживать отклонения от них в ходе выполнения проекта.
- Быстро выделяйте ключевые задачи в расписании критического пути проекта и быстро узнавайте, какие из задач влияют на дату его завершения.
- Это идеальное решение для визуального отслеживания длительности задач и взаимосвязей между ними, используемое в управлении проектами.
Сетка
Совместное создание, планирование и отслеживание задач в привычном формате.
- Гибкое, интуитивно понятное представление можно легко настроить с помощью столбцов нескольких типов, включая "Символ", "Дата", "Контакты" и т. д.
- Вкладывайте документы непосредственно в таблицу, чтобы хранить все материалы проекта в одном месте.
- Легко настраивайте правила автоматизации в любой таблице для быстрого обновления и отслеживания задач.
- Используйте иерархию строк, условное форматирование и формулы для визуального и автоматического упорядочения информации.
- Идеально подходит для управления проектами, организации обратной связи с клиентами, планирования мероприятий, управления аудитом, проверки соответствия требованиям и контрольным спискам и многого другого.
Интеграции
Выполняйте задачи в контексте без необходимости переключаться между приложениями, используя полностью готовые интеграции, которые работают с вашими любимыми облачными инструментами.
- Пользуйтесь преимуществами полной интеграции со всеми популярными облачными офисными решениями и приложениями для обмена сообщениями, такими как Google G Suite, Microsoft Office 365, Box, DocuSign, Slack, Workplace Chat, Microsoft Teams, Google Hangouts Chat, Skype для бизнеса, Gmail, Outlook и множество других.
- Некоторые интеграции требуют наличия подписки на план Smartsheet "Бизнес" или "Корпоративный".
Мобильное приложение
Отслеживайте статус проектов в режиме реального времени, собирайте информацию и ведите совместную работу в любой точке мира.
- Следите за обновлением таблиц, отчётов и панелей мониторинга в офисе или в дороге.
- Уточняйте детали работы с помощью фотографий, текущей геопозиции и штрихкодов.
- Собирайте данные, где бы вы ни были, с помощью офлайн-форм, даже без подключения к интернету.
- Отвечайте на запросы изменения и утверждения и просматривайте комментарии в режиме реального времени.
- Мгновенно получайте рush-уведомления и действуйте без промедления.
Центр уведомлений
Просматривайте и предпринимайте действия по важным задачам и обновлениям на основе единого источника актуальной информации.
- Получайте оповещения прямо в Smartsheet, чтобы оставаться в курсе и принимать меры по выполнению важных задач.
- Просматривайте запросы изменения и утверждения и отвечайте на них.
- Настраивайте правила уведомлений, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах.
- Настраивайте дополнительные оповещения по электронной почте или в виде мобильных push-уведомлений.
Аналитика по плану
Отслеживайте число и типы подключённых пользователей плана, чтобы управлять параметрами учётной записи.
- С помощью отчёта о подключённых пользователях вы сможете получать подробные данные, которые помогут проанализировать рост компании и затраты на использование Smartsheet.
- Информация о подключённых пользователях доступна системным администраторам в Центре администрирования.
- Вы можете скачать полный отчёт со сведениями о каждом подключённом пользователе.
Надстройки премиум-класса
Дополните своё решение Smartsheet надстройками премиум-класса из постоянно растущего ассортимента, который поможет вам повысить эффективность работы организации.
- Внедрите согласованную стратегию развития бизнеса, минимизируя производственные риски и управляя изменениями в требуемом масштабе при помощи Control Center.
- Организуйте безопасный и точный доступ в необходимом масштабе с помощью инструмента Dynamic View.
- Наши функциональные готовые решения помогают быстро повысить эффективность бизнеса и обеспечивают возможность контроля в режиме реального времени с помощью ускорителей.
- DataMesh позволяет сопоставлять данные между таблицами и обеспечивать их согласованность.
- Сводная таблица помогает проводить динамическое обновление и анализ данных.
- Сведите воедино разрозненные данные, стимулируйте совместную работу и контролируйте бизнес-системы в режиме реального времени.
Проекты
Дайте своим рабочим группам возможность взаимодействовать с высокой скоростью, сохраняя при этом ответственность за все свои действия и успешно выполняя поставленные задачи.
- Визуализируйте задачи на собственное усмотрение, легко переключаясь между представлениями данных в виде сетки, карточек, диаграммы Ганта и календаря.
- Держите всех в курсе происходящего, добавляя файлы из Google Диска, OneDrive, Dropbox и других сервисов.
- Оптимизируйте работу и сократите число совещаний с помощью автоматических запросов изменения и утверждения.
- Общайтесь с заинтересованными лицами по конкретным рабочим вопросам, используя комментарии и @упоминания.
- Контролируйте доступ с помощью интуитивно понятного и безопасного интерфейса управления разрешениями.
- Это идеальное решение для проектов с гибкой и каскадной методикой ведения, запуска новых продуктов, планирования спринтов, мероприятий и многого другого.
Публикация
Публикуйте таблицы, отчёты и панели мониторинга для удобного общего доступа к ним.
- Создайте уникальный URL-адрес, доступный любому пользователю без входа в Smartsheet.
- Используйте параметры управления доступом для контроля доступа к ссылке.
- Установите представление сетки, Ганта, карточек или календаря в качестве представления по умолчанию.
- Вставьте код iFrame в исходный код веб-сайта, чтобы добавить на него таблицу или отчёт.
- Опубликованные элементы являются динамическими, поэтому они всегда отображают данные, актуальные на текущий момент.
- Публикуйте календари Smartsheet в iCal, чтобы каждый мог добавлять в них даты из своей таблицы без использования Smartsheet.
Отчёты
Фильтруйте или объединяйте данные таблиц, чтобы получать самые важные сведения.
- Управляйте задачами и вносите изменения в нескольких таблицах сразу.
- Используйте в качестве фильтров метаданные таблицы или значения столбцов, чтобы отбирать необходимую информацию.
- Обновляйте статусы задач, используя двусторонние отчёты, если хотите изменить и данные в исходной таблице.
- Группируйте данные по общим значениям для быстрого анализа и отправки в диаграммы на панели мониторинга.
- Открывайте доступ к отчётам, отправляйте их другим пользователям и публикуйте, чтобы держать коллег в курсе событий.
- Экспортируйте данные в PDF-файлы, форматы для Excel, Google Таблиц и т. п.
- Идеальное решение для управления портфелем, создания единого списка задач, настройки представлений и т. д.
Resource Management разработки Smartsheet
Собирайте лучшие проектные команды, разрешайте конфликты и прогнозируйте потребности в персонале.
- Бюджетирование проекта: сравнивайте запланированное и фактическое количество затраченных часов, чтобы не выходить за рамки бюджета.
- Управление портфолио: планируйте проекты исходя из возможностей рабочей группы.
- Учёт рабочего времени: сотрудникам будет легче отчитываться о своей работе благодаря шаблонам табелей.
- Отчётность: анализируйте производительность, отслеживайте тенденции и планируйте развитие организации.
Совместный доступ
Соавторы смогут получить доступ к последним версиям ваших объектов.
- Предоставляйте доступ к объектам Smartsheet коллегам и соавторам за пределами вашей организации, даже если у них нет учётной записи Smartsheet.
- Настройка уровней разрешений ("Владелец", "Администратор", "Редактор", "Комментатор" и "Наблюдатель") позволяет ограничивать доступ пользователей к вашим объектам Smartsheet.
- Открывайте доступ к опубликованным объектам Smartsheet, чтобы ваши соавторы и другие пользователи могли просматривать их, даже не входя в систему.
Запросы на изменение
Любой пользователь может настраивать автоматизированные запросы, которые отправляются на основе заранее установленных правил.
- Отправляйте запросы изменения, чтобы все соавторы видели обновления в ключевых строках независимо от того, есть ли у них учётная запись Smartsheet.
- Выбирайте столбцы, которые будут видны соавторам.
- Запросы можно отправлять один раз или по графику.
- Заинтересованные лица могут легко ответить с любого устройства, используя простую форму для добавления или изменения информации.
WorkApps
Создавайте и настраивайте приложения для совместной работы, которые будут менять свой вид в зависимости от того, кто их просматривает.
- Вы можете за считанные минуты создавать и настраивать приложения на основе таблиц, форм, отчётов, панелей мониторинга и внешнего контента, такого как панели Tableau или Google Документы, а также предоставлять доступ к ним.
- Настраивайте представления приложений WorkApps на основе ролей, чтобы повысить эффективность совместной работы: каждый, кто получит доступ к приложению, будет видеть те объекты, которые необходимы именно ему.
- Максимум безопасности, минимум отвлекающих факторов: ваши коллеги могут получить доступ к контенту в приложении WorkApps, не видя исходных таблиц.
- Идеальный инструмент для самых разных сценариев и отраслей — от технической поддержки до строительства и логистики. Приложения WorkApps позволяют сотрудникам, работающим в разных точках, обмениваться сведениями.
Производственная аналитика
Принимайте взвешенные решения, пользуясь автоматически сгенерированным представлением ключевых сведений.
- Автоматически создавайте диаграммы на основе данных, накопленных в таблицах, отслеживайте и анализируйте возникающие тенденции.
- Настраивайте и фильтруйте автоматические аналитические подборки или создавайте собственные, подбирая необходимые данные.
- Визуализируйте данные в виде различных диаграмм, включая диаграммы сгорания задач, временные ряды, моментальные снимки столбца и др.